телефонограма - узагальнена назва різних за змістом документів, переданих усно по каналах телефонного зв'язку і записуються одержувачем.

Телефонограми зазвичай використовуються у випадках, коли повідомлення, що передаються по телефону, вимагають документального оформлення.

Телефонограмами передаються невеликі за обсягом тексти інформаційного характеру. В інструкціях з діловодства обсяг телефонограм зазвичай обмежується - не більше 50 слів.

У тексті телефонограм слід уникати труднопроизносимих слів, словосполучень і складних мовних зворотів.

Приклади текстів телефонограм

Телефонограми оформляються на стандартних аркушах паперу або спеціальних бланках.

При оформленні телефонограм використовуються наступні реквізити:

• - найменування організації;
• - назва структурного підрозділу - телефонограми;
• - дата документа;
• - час передачі-приймання телефонограми;
• - реєстраційний номер документа;
• - посилання на реєстраційний номер і дату документа;
• - місце складання або видання документа;
• - адресат;
• - заголовок до тексту;
• - текст документа;
• - підпис;
• - позначка про виконавця;
• - посаду і номери телефонів передав і прийняв телефонограму;
• - позначка про виконання документа і направлення його до справи;
• - ідентифікатор електронної копії документа.

Датою телефонограми є дата се передачі.

Якщо телефонограма передається кільком адресатам, до неї додається список організацій, яким її передають, і номери телефонів, за якими вона повинна бути передана.

Підписані телефонограми реєструються; після передачі на них проставляються дата і час передачі, прізвища та номери телефонів передав і прийняв.

Прийняті телефонограми записуються на стандартних аркушах паперу, спеціальних бланках або в журнал. Телефонограма може бути спочатку застенографував або записана за допомогою звукозаписувальної апаратури, а потім розшифрована і видрукувана.

Слід перевіряти правильність запису телефонограми її повторним читанням в кінці передачі.

Вхідна телефонограма повинна мати ті ж реквізити, що і виходить, за винятком підпису, яка на вхідній телефонограмі відсутня.

Після розгляду телефонограми керівництвом і винесення резолюції телефонограма передається на виконання.

Після виконання телефонограма з відміткою про виконання доручення керівництва підшивається в справу по питально принципом відповідно до номенклатури справ.

Приклад оформлення прийнятої телефонограми

факсограми

Факсограма (факс) - отримується на паперовому носії копія документа, переданого але каналам факсимільного зв'язку. Факсограми виділяються в окрему групу кореспонденції виходячи з особливостей передачі інформації. По каналах факсимільного зв'язку передаються документи, терміново потрібні адресату.

Факсимільний термінал (телефакс) - пристрій, що забезпечує перетворення графічної інформації на паперовому носії в електричні сигнали, їх передачу але мереж електрозв'язку та прийом - зворотне перетворення. При використанні комп'ютерів як факсимільні терміналів графічна інформація може бути представлена \u200b\u200bу формі файлів, що зберігаються на пристрої довготривалої пам'яті обчислювальної системи.

Факсимільний зв'язок дозволяє передавати тексти, таблиці, малюнки, креслення. Важлива перевага факсимільного зв'язку - відправка графічної інформації та її отримання на паперовому носії, що неможливо при використанні телеграфної чи телексного зв'язку.

По каналах факсимільного зв'язку можуть бути передані будь-які види документів. Вимоги до їх складання та оформлення визначаються видом відправляється документа - оригіналу (договору, протоколу, акту і т.д.). Однак в більшості випадків факсограми служать засобом оперативного ведення переписки та оформляються з урахуванням вимог, що пред'являються засобами факсимільного зв'язку.

В даний час в законодавстві і інструкціях з діловодства немає єдиного підходу до визначення юридичної сили факсограм. У законодавстві визнається принципова можливість їх використання при укладанні угод, поданні звітних і статистичних даних. Разом з тим в підзаконних актах і на практиці існує ряд обмежень на використання факсограм, які, зокрема, пов'язані з тим, що вони не містять справжніх підписів і відбитків печаток. У ряді випадків факсограми приймаються до виконання тільки за умови, що в подальшому піде посилка документа-оригіналу.

Існують певні вимоги до документів, що відправляються факсимільним зв'язком, що залежать від передавальної і приймаючої апаратури (телефаксу). Все, що підлягає передачі телефаксом (текст, фотографія, креслення і т.п.), повинна розміщуватись в межах обмежувальної рамки телефаксу. Сучасна телефаксного апаратура передає аркуші формату А4.

Відправляються документи повинні бути надруковані чітким, контрастним шрифтом або написані контрастними (чорними, темно-синіми) чорнилом, пастою кулькової ручки, тушшю. Не рекомендується відправка документів, віддрукованих з використанням червоного, зеленого, жовтого кольорів; на червоній або сірому папері; а також надрукованих шрифтом слабкою контрастності або з недостатньою чіткістю. Не допускається хвилястість або деформація матеріального носія відправляється документа. На лицьовій стороні оригіналу не повинно бути зморшок, плям, вигинів і рельєфів від написів на зворотному боці.

Приклад форми заявки, призначеної для передачі по факсу

Правила передачі і прийому документів з використанням факсимільного зв'язку закріплюються в інструкціях з діловодства і включають такі основні положення.

• 1. Апарати факсимільного зв'язку (телефакси), що мають офіційні номери організації, встановлюються в Службі документаційного забезпечення управління. Доставка факсограм в структурні підрозділи забезпечується співробітниками, відповідальними за діловодство цих підрозділів. Контроль за використанням апаратури факсимільного зв'язку, встановленої в підрозділах організації, здійснюється їх керівниками.
• 2. Документ для передачі по каналу факсимільного зв'язку здається з заявкою встановленого зразка, яка була підписана керівником підрозділу. Заявки зберігаються протягом одного року.
• 3. По каналах факсимільного зв'язку передаються документи, що вимагають термінової передачі інформації.
• 4. До передачі приймаються оригінали та завірені копії документів.
• 5. Обсяг переданого документа обмежується (відповідно до інструкцій з діловодства в різних організаціях це обмеження може становити від 2 до 10 сторінок).

Приклад оформлення факсограми

• 6. Відповідальність за зміст інформації, що передається покладається на виконавця, який підготував документ до передачі, і керівника відповідного підрозділу.
• 7. Забороняється передавати тексти документів з інформацією обмеженого доступу (секретні, з позначками "Для службового користування", "Не для друку" і т.д.).
• 8. У тому випадку, коли документ направляється в сторонні організації, на документі вказується номер факсу (з кодом країни, міста) одержувача. На переданій документі у верхньому правому куті проставляється відмітка "Факс з досилання" або "Факс без досилання". Якщо документ посланий па узгодження, то на першому аркуші документа вказується "Проект".
• 9. факсограма на іноземних мовах доставляються адресату без перекладу.
• 10. Реєстрація факсограм, призначених для відправки або надійшли в організацію, здійснюється в картотеках (журналах) встановленої форми.
• 11. Після передачі інформації документи повертаються виконавцю з відміткою про дату і час відправки. Надійшли факсограми передаються адресатам в день їх прийому, термінові - негайно. Підтвердженням відправки факсу є повідомлення факсимільного апарату про успішну його доставці.

В даний час в організаціях зв'язку діють факсимільні служби - телематические служби, призначені для надання послуг передачі документів (повідомлень) між факсимільними терміналами. Кондиціонери й служби діляться на три категорії:

• а) абонентські факсимільні служби - Телефакс (служба реального часу) і Комфакс (служба з проміжним накопиченням);
• б) клієнтська факсимільний служба - бюрофакс;
• в) факсимільні служби, подача повідомлень в яких здійснюється з використанням служби бюрофакс, прийом - з використанням служби Телефакс і навпаки (бюрофакс - Телефакс, Телефакс - бюрофакс).

Служба Телефакс забезпечує з'єднання абонентських факсимільних терміналів як усередині країни, так і з абонентськими факсимільними терміналами, розташованими в інших країнах.

Клієнтська служба "бюрофакс" призначена, в першу чергу, для надання послуг факсимільного зв'язку споживачам, які не мають власних факсимільних засобів. Служба "бюрофакс" забезпечує передачу, прийом і доставку повідомлень за допомогою факсимільного термінального обладнання, наявного в так званих бюро загального користування (на базі служби доставки телеграм і відділень зв'язку). Служба "бюрофакс" забезпечує надання споживачам таких послуг:

• - подачу документа для відправки через операційне вікно передавального відділення зв'язку;
• - подачу документа з факсимільного установки відправника;
• - доставку факсимільного повідомлення адресату (одержувачу) постачальник;
• - доставку факсимільного повідомлення засобами електрозв'язку на факсимільний установку одержувача;
• - доставку факсимільного повідомлення засобами пошти;
• - видачу факсимільного повідомлення одержувачу без попереднього повідомлення (до запитання);
• - видачу факсимільного повідомлення одержувачу але попереднім повідомленням, переданим засобами пошти або електрозв'язку (по телефону, на абонентську установку АТ / Телекс);
• - різні категорії терміновості передачі і доставки повідомлень.

Спосіб доставки повідомлення одержувачу визначається відправником.

Абонентська служба "Комфакс" - факсимільний служба з проміжним зберіганням, забезпечує абонентам широкий набір додаткових сервісних послуг, в тому числі:

• - передачу повідомлень в заздалегідь призначений час;
• - багатоадресну і циркулярну передачу;
• - автоматичне скидання повідомлень на термінал одержувача;
• - отримання повідомлень в заздалегідь певний інтервал часу;
• - організацію абонентських факсимільних поштових скриньок;
• - оповіщення про наявність для обробки і про доставку повідомлення одержувачу;
• - повторну передачу.

Створення абонентської служби "Комфакс" пов'язано з тим, що надійна, швидка і якісна факсимільний зв'язок часто не може бути забезпечена на телефонній мережі загального користування. Наявність в службі "Комфакс" проміжних накопичувачів відкриває додатково можливість передачі факсимільних повідомлень без обов'язкового одночасно бути присутнім на зв'язку обладнання відправника і одержувача повідомлення. Ця обставина має особливе значення для організації зв'язку абонентів різних часових поясів.

Обробка факсів _ 101

Налаштування телефонної книги факсу

Ця функція дозволяє зберігати в пам'яті пристрою імена і

номера одержувачів факсів, а також налаштування передачі.

Передбачено два варіанти налаштувань: окремий і Група.

окремий:ємність телефонної книги - 500 номерів факсів.

Для номерів, збережених в категорії окремий, передбачений

швидкий набір ( Ном.бис.наб.).

Група:при регулярній завантажується одна документа кільком

адресатам створюються групи. У пристрої можна зберегти до 100

номерів групового набору. Всю інформацію, збережену в категорії

«Група», можна вибрати в списку для відправки на вкладці

Основні меню Факс. Група може бути складена з

декількох записів в категорії окремий.

Збереження окремих номерів факсів

(Ном.бис.наб.)

1. Оберіть Факс > Основні > окремий.

Виправлення:зміна параметрів ВД, Ном.бис.наб. і Ном.

факсу.

створ .:створення нового запису Ном.бис.наб..

Стерти .:видалення виділеної записи Ном.бис.наб..

Пошук:пошук номера факсу, збереженого в телефонній книзі

введіть ВД.

зведений .:висновок ВД, Ном. факсу і відомостей про групу (якщо

Прим:включення виділеного номера факсу в список

відправки на вкладці Основні.

Скасувати:скасування поточного завдання з переходом до попереднього

2. натисніть Створ..
3. Введіть ім'я адресата в полі ВД за допомогою спливаючої

клавіатури і відповідний номер факсу в поле Ном. факсу з

допомогою цифрової клавіатури на панелі управління.

ВД:тут вказується ім'я.

Ном.бис.наб .:

Ном. факсу:в цьому полі введіть номер факсу, що складається

тільки з цифр. Якщо необхідно, вкажіть телефонний код.

4. натисніть OK.

Збереження групових номерів факсів (Номер

групи)

1. Оберіть Факс > Основні > Група.
2. натисніть Створ..
3. Натисніть область введення в ВД гр. наб .: і введіть ім'я за допомогою

з'явилася клавіатури.
Оберіть Ном. гр. наб .: за допомогою стрілок вліво / вправо.

ВД гр. наб. ::введіть своє ім'я групи.

Ном. гр. наб. ::в це поле автоматично підставляється

перший вільний номер швидкого набору. для призначення

іншого номера використовуйте стрілки вліво / вправо.

4. натисніть OK.

5. Виберіть запис у списку Номери швидкого набору і натисніть

кнопку Додати.. Повторюйте цей крок до тих пір, поки всі

необхідні записи не будуть впроваджені.
Обов'язково скопіюйте виділений номер списку номери

швидкого набору в ліву панель, яка представляє собою

список груп.

Налаштування телефонної книги факсу за допомогою

SyncThru ™ Web Service

Зберігати номери факсу через підключений до мережі комп'ютер

можна за допомогою програми SyncThru ™ Web Service.

Окремі

1.
2.

3. натисніть Адресна книга > користувачі.
4. натисніть Додати.
5. Введіть ім'я, Номер швидкого набору і номер факсу.
6. натисніть застосувати.

групові

1. Відкрийте веб-браузер комп'ютера.
2. Введіть IP-адресу пристрою; після цього відкриється

додаток SyncThru ™ Web Service.
(Приклад: http://123.123.123.123)

3. натисніть Адресна книга > Група.
4. натисніть Додати групу.
5. Введіть ім'я групи і Номер швидкого набору.
6. Додайте окремі адреси в групу факсів.
7. натисніть застосувати.

Передача за запитом

Функція запиту вводиться в дію тоді, коли один факсимільний

апарат запитує відправку документа в іншого. вона дозволяє

виконати передачу з віддаленого пристрою навіть в тому випадку, якщо

відправника немає на місці. Для отримання документа необхідно

встановити зв'язок з віддаленим пристроєм і запросити передачу

факсу. Іншими словами, пристрій, на якому зберігається оригінал,

піддається «опитуванням».

Для використання цієї функції вона повинна бути реалізована

і в передавальному, і в який отримує пристрої.

Процес передачі за запитом відбувається наступним чином:
1. Відправник зберігає в пристрої оригінальні документи.

2. Відправник надає одержувачу код доступу.
3. Одержувач набирає номер факсу та при появі

відповідного запиту вводить код доступу. (Див. «Відправлення

запиту на віддалений факс »на стор. 102.)
натиснувши кнопку старт, Одержувач приймає збережений в пам'яті

віддаленого пристрою факс.

Телефакс являє собою електромеханічний пристрій, що складається з сканера, модему, принтера, мотора і шестернею. Мотор і шестерні відповідають за нормальну подачу паперу в сканер і принтер. Сканер зчитує зображення документа, оцифровує його і передає інформацію в модем. Модем перетворює цифрові сигнали в послідовність модульованих сигналів і забезпечує їх передачу на інший факсимільний апарат через звичайну телефонну лінію. Модем приймає телефаксу перетворює дану послідовність назад в цифрову і передає її на принтер. Принтер роздруковує зображення на спеціальній термобумаге відповідно до отриманої інформації.

недоліки телефаксів

Схильність значного механічного зносу. При частому використанні сканер телефаксу забивається пилом і брудом, що потрапляють зі зчитувальних документів. Пластикові шестерні зношуються. Все це призводить до перекосів і нерівномірної подачі як зчитувальних документів у сканер, так і термобумаги в принтер. Таким чином, якість надісланих та отриманих документів значно погіршується.

Неможливість автоматизованої роботи. За звичайним телефаксом складно відправляти документи великому числу адресатів. Секретар змушений вручну набирати номери, передзвонювати у разі зайнятості адресата або при невдалої передачі.

Неефективне використання дорогий термобумаги. Більшість факсимільних апаратів роздруковує усі отримані повідомлення (в тому числі і не несуть ніякої корисної інформації) на спеціальній дорогою термобумаге. Крім високої ціни, у цього паперу є ще один суттєвий недолік - зображення на ній неминуче вицвітає з часом. Таким чином, всі важливі повідомлення необхідно копіювати для зберігання.

Нова апаратура факсимільного зв'язку

Обсяг інформації, що передається по звичайних телефонних лініях, постійно збільшується. В першу чергу це стосується факсимільних повідомлень. Тому сьогодні багато користувачів зацікавлені в придбанні не простих автономних телефаксів, що виконують строго певні функції, а більш досконалих систем, які дозволяють автоматизувати процес прийому, обробки та розсилки факсимільних повідомлень і виключити зазначені недоліки.

Ідея використовувати для створення таких інтегрованих систем персональний комп'ютер вперше була реалізована в 1985 р, коли фірма GammaLink випустила першу комп'ютерну факсимільну плату. Це дозволило підключити телефонну лінію безпосередньо до комп'ютера і перетворити його в потужний і багатофункціональний телефакс. Сьогодні комп'ютерні факсимільні плати випускає величезну кількість виробників. Їхня продукція, що розрізняється за деякими функціональними можливостями, служить одній меті - автоматизації процесу передачі, прийому і розподілу факсимільних повідомлень, обмін якими відбувається по звичайних телефонних лініях.

Комп'ютерно-телефонні факсимільні плати є невід'ємною частиною індустрії комп'ютерної телефонії (КТ). Їх вартість може варіюватися від 50 дол. (За звичайні низькошвидкісні факс-модемні плати, чиї можливості і характеристики, як правило, залишають бажати кращого) до 5000-7000 дол. (За спеціальні факсимільні плати, при створенні яких використані новітні досягнення і які здатні передавати різну інформацію зі швидкістю 14 400 біт / с одночасно по 12 телефонних лініях. Системи, що будуються на базі ПК з застосуванням таких плат, мають ряд суттєвих переваг перед звичайними факсимільними апаратами .

Зручність використання. Інтеграція ПК з телефонною мережею та наділення його можливостями телефаксу дозволяє користувачам отримувати, обробляти і відправляти факсимільні повідомлення, не відриваючись від своїх комп'ютерів.

Ефективне використання телефонних ліній. Факсимільний система, яка будується на базі ПК, забезпечує ефективний обмін інформацією по малому числу телефонних ліній, замінюючи собою безліч автономних телефаксів, для кожного з яких потрібна окрема лінія.

Висока якість переданого зображення. Будь-який документ текстового або графічного редактора може бути переданий у вигляді факсимільного повідомлення високої якості. Для цього за допомогою спеціального програмного забезпечення він перетворюється в формат, який використовується факсимільного платою для передачі повідомлень. Таким чином, гарантується висока якість зображення, оскільки документ не може бути "зіпсований" ні низькою якістю друку принтера, ні забрудненням сканера телефаксу, ні неполадками в механізмі подачі паперу.

Збереження конфіденційності прийнятих повідомлень. На відміну від звичайних телефаксів, роздруковувати всі вступники повідомлення на єдиному рулоні паперу, системи КТ приймають і зберігають їх в персональних директоріях користувачів, доступ до яких обмежується паролем. Таким чином, повністю виключається перегляд важливих документів сторонніми людьми.

Крім того, застосування ПК для управління роботою факсимільних карт дозволяє реалізовувати безліч корисних і зручних алгоритмів - додатків КТ. Багато з них надають можливість повністю автоматизувати процес обміну факсимільними повідомленнями. До таких додатків КТ, які мають найбільш широке поширення, відносяться ФАКС-СЕРВЕР, ФАКС ПО ЗАПИТУ І ФАКС-РОЗСИЛКА. Застосування факс-сервера зводить до мінімуму тимчасові і матеріальні витрати при прийомі і передачі факсимільних повідомлень. Факс за запитом дозволяє автоматизувати процес надання абонентам часто запитуваних документів. Факс-розсилка значно спрощує роботу персоналу при розсилці великої кількості різних документів великому числу адресатів.

Відправка факсів через інтернет зазвичай здійснюється за допомогою спеціальних програм або сучасних IP-АТС (у яких є вбудована функція для роботи з факсами), а також провайдера IP-телефонії, який забезпечує комутацію з віддаленим факсом.

Сервіс віртуальної АТС Octopus додав послугу Віртуальний факс. Вона дозволяє відправляти і отримувати факси через інтернет. Для відправки факсу потрібно лише завантажити електронний документ підтримуваного формату (Word, Excel, Power Point, Acrobat Reader, TIFF) і ввести номер одержувача. Сервіс дозволяє переглянути, як буде виглядати факс і проконтролювати його доставку.

За яким принципом працює факс?

Для отримання факсу можна придбати телефонний номер Octopus, або підключити свій телефонний номер по протоколу SIP від \u200b\u200bбудь-якого VoIP-провайдера, який підтримує Т.38. Абонент може передати факс, вибравши відповідну опцію в IVR-меню. Ви також можете ініціювати прийомфаксу під час розмови натиснувши на кнопку софтфона Октофон або комбінацію # 2 # на мобільному телефоні. Прийняті факси відправляються на заданий e-mail у вигляді графічного файлу, а так же зберігаються в журналі прийнятих факсів в особистому кабінеті Octopus.

2009. Microsoft Fax навчили працювати через VoIP

Microsoft Fax - це найбільш простий і зручний спосіб відправки та отримання факсів для користувачів Windows. Дана утиліта входить в комплект операційної системи, починаючи з Windows 95. Однак до сих пір для використання цієї утиліти потрібно було або встановлювати факс-модем, або довго налаштовувати IP-АТС. Обидва ці варіанти були дороги і неефективні. Сьогодні компанія FaxBack випустила корисний (і причому безкоштовний) плагін, який дозволяє легко підключити Microsoft Fax до будь-якого стандартного VoIP-шлюзу SIP T.38 і відправляти факси безпосередньо з комп'ютера. Розподіл вхідних факсів між комп'ютерами користувачів проводиться за допомогою DID (Direct Inward Dial) маршрутизації на підставі правил, встановлених в налаштуваннях VoIP-шлюзу. Користувачі також зможуть встановити VoIP Fax плагін на Microsoft Small Business Server, щоб створити один віртуальний факс, який буде завжди доступний.

2009. Digium представив Fax For Asterisk

Розробник open-source системи корпоративної IP телефонії Asterisk, компанія Digium, представила модуль для роботи з факсами Fax For Asterisk, який здатний передавати і приймати факси як через інтернет, так і через звичайну телефонну мережу. Реалізація функції прийому / передачі факсів може бути здійснена двома способами: за допомогою DAHDI-сумісної інтерфейсної плати або використовуючи стандартний для SIP пристроїв протокол T.38. Версія Fax For Asterisk для підключення однієї факсового лінії доступна безкоштовно з сайту Digium. За кожну додаткову лінію доведеться одноразово заплатити по $ 38.50.

2008. Факс-шлюз для Asterisk

Схоже в доступній для огляду перспективі Asterisk може отримати, нарешті, повноцінний набір механізмів для роботи з Т.38. На трекері позавчора оновився патч, який реалізує функцію перетворення Т.38 в Т.30 і назад для стикування передачі факсів в VoIP (T.38) і ССоП (T.30). Новий додаток аналогічно додатком T38Gateway з CallWeaver. Всі бажаючі, запрошуються протестувати роботу нового модуля. Схоже одним шматком в мозаїці підтримки Т.38 факсів стає менше. Залишаються ще проблеми підтримки T.38 в каналах H.323, MGCP і переходу на голосовий зв'язок після передачі факсу в Т.38.

2007. В IP-АТС Агат UX з'явилася можливість перегляду факсимільних повідомлень, записаних сервісом голосової пошти

За численними побажаннями користувачів IP-АТС «Агат UX», компанія «Агат-РТ» надає спеціальне програмне забезпечення FConvert для перегляду факсимільних повідомлень, записаних сервісом голосової пошти. Так само, як і раніше, вам можуть залишити факсимільне повідомлення в голосовій пошті. Ви отримаєте повідомлення по e-mail і, в подальшому, прийміть документ на факс-апарат. Тепер ви ще можете перетворити отримане по e-mail факсимільне повідомлення в звичайний формат * .bmp, переглянути та роздрукувати його, оперативно включивши в повсякденний документообіг.

2006. У VoIP-мережі Externet реалізована передача факсів

VoIP оператор Externet спільно з представництвом Panasonic в Росії вирішив проблему пересилання факсів мережі Externet з IP-УАТС Panasonic на VoIP-шлюзи виробництва Cisco. Гібридні IP-УАТС Panasonic серії KX-TDA мають можливість організації міжстанційних IP-транков c допомогою спеціальних 4- і 16-портових плат. Однак у зв'язку з використанням в мережі Externet VoIP-шлюзів Cisco, виникли складнощі з передачею факсів, так як IP-УАТС Panasonic не підтримують фірмовий сигнальний протокол корпорації Cisco. Як стверджують представники «ХітТелекома», сумісність була досягнута шляхом настройки перемикання використовуваного в мережі Externet гнучкого комутатора з кодека G.729 на широкосмуговий кодек G.711. Так що тепер за допомогою гнучкого комутатора Externet можна переводити надходять з IP-УАТС Panasonic сигнали на мову Cisco, тобто для власників IP-УАТС Panasonic з'явилася можливість відправляти і отримувати факси.

Факс та факсимільний зв'язок: історія виникнення, принцип роботи.

Факс, або факсимільний апарат - це пристрій, призначений для передачі графічних зображень і текстових документів за допомогою телефонної лінії або мережі Інтернет. Слово походить від латинського fac simile, Що означає «зроби так само», «зроби подібне».

Факс має багату історію, що почалася майже 2 сторіччя тому в 1843 році, коли був запатентований перший електричний телеграф. Пристрій шотландського фізика Олександра Бейна представляло собою примітивний факс. Через 12 років вже італійський вчений-винахідник запропонував використовувати свою модель «факсу» - пантелеграф . Пантелеграф став першим комерційним пристроєм факсимільного зв'язку, зв'язавши такі міста, як Москва і Санкт-Петербург, Париж і Ліон. Зображення спочатку перекладалися на свинцеву фольгу за допомогою ізолюючого лаку.

Що таке факс?

Завдяки цьому, пристрій прочитував місця з різною електропровідністю, і переводило їх у електричний сигнал.

В кінці 19 століття з відкриттям фотоефекту з'явилися фотоелектричні прилади для відправки різних документів. Вони відрізнялися відносною швидкістю - передача 1 сторінки займала близько 12 хвилин. Слідом за винаходом електронних ламп стався черговий стрибок у розвитку факсимільних апаратів, так в 20х роках 20 століття був винайдений фототелеграф , Який брав графічну інформацію на світлочутливий матеріал.

Факс, який ми знаємо і використовуємо, розробила в 1964 році компанія Xerox. Тоді, він важив 21 кілограм, але був простий у використанні і передавав сторінку інформації за рекордні на той час 6 хвилин. З середини 20 століття факси з'являлися в офісах по всьому світу, і час передачі даних скоротилося до 3 хвилин. Зараз на ринку велику популярність мають багатофункціональні пристрої, які поєднують в собі принтер, копіювальний апарат, телефон і факс.

Принцип роботи факсу

Принцип роботи факсу досить простий: світлочутливі елементи зчитують рядок документа шириною в піксель, потім отримана інформація перетворюється в електричний сигнал і відправляється абоненту. Залежно від типу зв'язку, електричний сигнал, що складається з 0 і 1, відправляється пакетом даних по цифровому каналу або перетвориться в хвильової сигнал, якщо зв'язок здійснюється по телефонній лінії. Рядки передаються і приймаються послідовно. Приймаючий факс відтворює всі вищезгадані дії в зворотному порядку, і користувач отримує зображення.

Сучасні факси бувають як монохромними, так і кольоровими, дозволяючи використовувати чотири види друку: на термоплівка, на термобумаге, лазерну і струменевий друк. Дешевизною відрізняються пристрої, що працюють за технологією термопереносу, але в такому випадку страждає якість зображення. Струменеві факси є недорогими пристроями з гарною якістю друку, але мають один недолік - не дуже високу надійність. Високу швидкість і одночасно відмінну якість забезпечують лазерні факсимільні пристрої, проте через свою вартості друк стає досить дорогий.

Папір для факсу також різниться. Це може бути звичайна офісний папір для принтера формату А4, термопапір або папір в рулоні. При виборі паперу необхідно враховувати її оптичну щільність, для того щоб надруковані документи довше зберігали читабельність. Оптимальна оптична щільність - від 1,05 Д.

функції факсу

Незважаючи на свою простоту, більшість факсів мають цілий арсенал корисних функцій:

характеристики факсу

Розмір документа, який може передати факс, стандартно становить 220 × 290 мм або 422 × 600 мм.

Вимірювання швидкості передачі. Факси, підключені до телефонної лінії, беруть дані зі швидкістю від 60 до 250 рядків в хвилину.

Дозвіл зображення або lpi визначає його якість.

Кількість півтонів. Чим їх більше, тим краще виглядає отримана графіка.

Вважається, що факси поступово відходять у минуле, поступаючись своїм місцем електронній пошті. Насправді це не так і багато підприємств досі використовують технології факсимільного зв'язку для передачі документів і зображень. Зручність полягає в тому, що будь-який паперовий документ можна швидко і без праці передати одержувачу у вигляді копії.

Втім, в даний час можна відправити факс через інтернет, пересилаючи електронні дані на будь-який факс по всьому світу, або ж прийняти факс, навіть не маючи відповідного пристрою. Сучасні факси без праці підключаються до мережі, зберігаючи документи в вигляді зображень на комп'ютер або сервер. Документи зберігаються на сервері до тих пір, поки не здійсниться прийом файлу одержувачем, за допомогою його друку або перегляду.

Одним з провідних виробників факсимільних апаратів на даний момент є компанія Panasonic, Яка випускає моно і багатофункціональні факси різного призначення і принципу роботи. В каталозі Інтернет-магазину компанії «Марінек» представлені найбільш популярні моделі факсів, факс-сервера, а також витратні матеріали. Щоб купити факс зверніться до наших менеджерів за телефоном, вказаним на сайті.

До списку статей

Факсимільний зв'язок на базі комп'ютерної телефонії

У статті ми розглянемо питання, які можуть вас цікавити при придбанні факсу. Спочатку дайте собі відповідь на питання, а чи потрібен вам факс, чи будете ви його використовувати? Сучасні інтернет сервіси, такі як відео конференції, електронна пошта та ін. За своїми функціями значно перевершують ефективність факсимільного зв'язку, але, все ж, поки ще практично всі використовують звичний факс, який давно став одним з атрибутів робочого місця офіс-менеджера і секретаря.

Факс - переклад, визначення, значення

Факс - це, в першу чергу засіб зв'язку, яке призначене для передачі машинописних текстів і зображень по телефонній мережі. При встановленні зв'язку з одержувачем зображення сканується, а електронне спеціальний пристрій посилає сигнал адресату, потім принтер адресата починає друкувати зображення.

Якщо вас цікавить, як називається факс дослівно, То для вас розшифровуємо: «Факс - факсимільний апарат комунікаційного зв'язку».

Як виглядає факс

Як виглядає факс? Свиду це звичайний телефон, але трохи більшого розміру так як в нього вбудований контейнер для паперу і друкують частини.

Також факс може бути вбудованим в МФУ.

Функції, типи, види, потужність

приклад номерів

Номер факсу, на який відправляється документ, формується таким чином:

<код страны><код города><номер>

Код міста та країни необхідні навіть, якщо пересилання проводиться на території одного міста. Стандартний номер одержувача, не містить ніяких символів крім цифр і тире.

Номер факсу приклад: уявімо, що ми хочемо відправити документ в Санкт-Петербург, Москву і Вашингтон на факс номером 333-33-33. Правильні номери розташовані нижче (при цьому не має значення місце, з якого надсилаються факси):

Дізнайтеся про ремонт факсів / факсимільних апаратів

Все больее широке поширення зараз отримали швидкі засоби зв'язку, зокрема факсимільний зв'язок. З її допомогою передаються телефаксограмми (факси).

Факс- документ, отриманий за допомогою спеціального апарату (телефаксу) по телефонному каналу зв'язку. Факс є по суті копією переданого документа. Телефаксом можуть бути передані будь-які види документів і додатків до них: таблиці, креслення, схеми, малюнки, фотографії. Однак факси в більшості випадків є різновидом ділового листування між діловими партнерами і організаціями. Оформлення факсу здійснюється аналогічно оформленню ділового листа, тільки в реквізиті адресатзамість поштової адреси вказується код міста і номер факсу одержувача.

Додатковими даними, які проставляє сам апарат (телефакс) є:

код відправника

Дата і час передачі, а також її тривалість

Номертелефаксу, з якого передана информаии

Кількість переданих сторінок

Якщо отримані факси містять важливу інформацію і призначені для тривалого використання, їх необходими скопіювати, тому що факсовий папір багатьох факсімльних апаратів недовговічна. У дорогих факсимільних апаратах, в яких використовується звичайний папір, копіювання необов'язково.

Початок листи або факсу може мати такі варіанти поводження:

Шановний Ігоре Леонідовичу!

Пан Зорін!

Ігор Леонідович!

Шановний пане Зорін!

Шановні панове! (Вживається, коли невідомі імена одержувачів листа)

Потім доречні були б слова подяки:

Ми були раді отримати Ваш лист

Велике спасибі за факс від 04.06.00

Підтверджуємо з вдячністю отримання Вашого листа

У зв'язку з...

Згідно з контрактом від ... N ...

Відповідно до...

Якщо в головній частині листа-відповіді заповнений реквізит "посилання на номер і дату вхідного документа", то не слід повторювати посилання на документ в тексті листа.

Залежно від теми листа (факсу) використовуються наступні обороти:

Відправлення вантажу, документа

Відправляємо Вам ...

Доводимо до Вашого відома ...

Надсилаємо Вам ...

нагадування

Нагадуємо Вам ...

Після закінчення ... терміну пропозицію нашої фірми втрачає силу

підтвердження

Концерн ... підтверджує отримання ...

Підтверджуємо, що партія ТНП отримана ...

Повідомлення

Повідомляємо Вам, що ...

Доводимо до Вашого відома, що ...

Сповіщаємо Вас, що ...

Будь ласка повідомте...

Просимо оплатити протягом ... банківських днів ...

Ми будемо вдячні, якщо Ви ...

Гарантія

Оплату гарантуємо.

Якість продукції наша фірма гарантує.

пропозиції

Ми раді запропонувати Вам ...

Ми впевнені, що Ви зацікавитесь ...

На жаль, Ваше прохання не може бути задоволена з наступних причин ...

На жаль, задовольнити Ваше прохання найближчим часом ми не можемо через ...

На жаль, ми не можемо прийняти Вашу пропозицію через ...

попередження

Фірма залишає за собою право звернутися ..., якщо Ви ...

Затримка поставок може призвести до ...

Дані Вами обіцянки, на жаль, не виконуються, тому ми змушені ...

запрошення

Просимо взяти участь в ...

Запрошуємо Вас...

Ми раді запросити Вас ...

Листи можна закінчити фразами:

Сподіваємося, що наше прохання не буде для Вас скрутній

Ми розраховуємо на успішне продовження співпраці

Ми сподіваємося на Вашу зацікавленість в розширенні зв'язків

Ведеться по паперовій пошті, факсу та е-поштою (в порядку зростаючого використання). Факс - консервативне і солідне засіб зв'язку, що забезпечує достовірність листів, хоча б тому що факсом користуються лише серйозні компанії. Факси пишуть формальний мовою - це офіційні листи між управлінцями або для встановлення контакту.

структура факсу

1. Фірмовий бланк

• логотип
• відправник (підприємство, відділ, адреса, телефон, факс, е-пошта, сайт) блоком справа

2. Одержувач

• особа (підприємство, посада, адреса, телефон, факс, е-пошта)
• число
• (Тема)
• (Вихідний)
• (Сторінок)

3. Послання

• вітання
• відсилання (причина звернення)
• суть в абзацах (з пронумерованими тезами)

4. Прощання

• завершення
• підпис
• (Автор (ПІБ, посада, телефон, е-пошта))
• (додаток)
• (Післямова)

звернення

Американці ставлять крапку після перших 3 звернень.

Скорочення, що застосовуються при складанні факсу

Правила складання факсу

Перед написанням прочитайте типовий текст. Перевірте чернетку на типові помилки та лже-друзів. Пишіть чітко за планом із заголовками. Не забувайте користуватися перевіркою орфографії. Думки краще доносити по одній на пропозицію. Перед написанням чистовик відпочиньте. Перед відправкою звіртеся у знавця.

зразок факсу

McEwan Training Solutions

68 Old Court Road

Bristol BS22 7QR

Website: www.mcewantraining.com

Francine Vergé

International University of Nice

6 Prince Albert ave.

Dear Ms. Vergé,

With reference to your letter of 3 June, I would like to thank you for inviting me to speak at the networking conference organised by the International Business Women's Association in Nice this October.

It will be my pleasure to attend, and I am planning to talk on the following topic: Networking for Women Starting up New Business. Please find enclosed a brief outline of the proposal for my talk as requested. Could you confirm how many people you expect to attend the talk?

As I am planning to book my flight in the next few weeks, I would also appreciate it if you could confirm travel details and accommodation arrangements. Finally, I would like to confirm that I will be attending the conference dinner on the Friday evening.

I look forward to hearing from you.

Best regards,

Joanna McEwan

Training Consultant

English Joke

The housewife gave the tramp a large piece of pie on condition that he should saw some wood. The tramp retired to the woodshed, but presently he reappeared at the back door of the house with the piece of pie still intact save for one mouthful bitten from the end.

«Madam," he said respectfully to the wondering woman, «if it's all the same to you, I'll eat the wood, and saw the pie.»