A belső üzleti leltár tanúsító lapja a minta. Kiváló titkárnő

Dokumentumok előkészítése az archívumba történő átadáshoz? Ne felejtse el elkészíteni az esetlapot. Töltse ki a megfelelő űrlapot a lapok számával és fizikai állapotával kapcsolatos információkkal. Magyarázza el a számozás sajátosságait! A cikkből megtudhatja:

• miért van szükség és szükséges-e kiállítani egy igazoló lapot;
• hogyan állítják ki a személyes irat tanúsítványát;
• személyi irat tanúsító lap: tervminta;
• milyen információkat jeleznek a tanúsító lap kitöltésekor;

Tanúsító lap a számviteli bizonylatok rendszerében A modern irodai munka külön tevékenységi terület, amelyet a dokumentáció kérdéseinek szentelnek, valamint a dokumentációval végzett munka megszervezése.

Az eset tanúinak lapja: tartalom és kialakítás

Ezután a tanúsító lapot beillesztik a lap tetejére, a tok burkolatának belső oldalára. Módosíthatom a tanúsító lapot? A 2015. évi szabályok előírják, hogy a fizikai állapotban vagy az ügy összetételében bekövetkezett minden változást fel kell jegyezni a tanúívre. A fizikai állapot nem vet fel kérdéseket, de változhat-e az iktatott ügy összetétele? Igen talán.
Feltűnő példa - nem igényelt munkafüzetek, amelyekről egy hete beszélgettünk. Mivel bármikor jöhetnek értük, a kötetes firmware-ről szóló könyvek nem lyukasztottak. A borítékokat, amelyekbe be vannak ágyazva, átlyukasztják, és 1 boríték megfelel a tok egy lapjának.
Ha néhány év múlva egy személy vagy hozzátartozói kérték ezt a könyvet, akkor azt általános módon adjuk ki. Ezt követően ne felejtsen el megfelelő bejegyzést tenni az ügy tanúinak lapjába, különben kiderül, hogy a könyvet közvetlenül az ügyből veszítettük el.

Hogyan állítsunk össze egy személyes irat tanúi lapot

A személyes iratok belső nyilvántartásának elkészítésének sajátossága az, hogy az az ügyet közvetlenül annak létrehozását követően felveszi az ügybe, és magatartása során kitölti. Éppen ezért a belső leltár tükrözi az új dokumentumok felvételét a személyes dossziéba, valamint a dokumentumok eltávolítását a személyes dossziéból, az eredetik cseréjét másolatokba (rögzítve a "Megjegyzés" oszlopban). Ha a tok már be van kötve és szegett, a fordító által hitelesített dokumentumok belső jegyzékét a felső szélével az elülső borító belső oldalára ragasztják.

Felhívjuk figyelmét, hogy az ügy archívumba történő benyújtásának előkészítése során a belső jegyzék lapjait külön számozzák a személyes iratok lapjaitól. Miután az alkalmazottat elbocsátották, a személyes aktáját bezárják, vagyis eltávolítják a mappából és varrják. Ebben az esetben fontos, hogy ne felejtse el elkészíteni egy igazoló lapot.

Esettanúk listája

A tanúsító lapot az ügyben külön lapon, könyvekben - az utolsó üres lap hátoldalán, kártya indexekben - külön, üres formátumú kártya formátumban állítják össze. Az ügyhitelesítő lap az előírt formában készül (9. melléklet), amelyben az ügy számozott lapjainak számát, a belső leltár lapszámát számokkal és szavakkal jelölik, kikötik az ügyszámok számozásának sajátosságait (az ügy betűszámainak hiánya, hiányzó számok, beillesztett fényképekkel ellátott számok száma, számok nagy formátumú lapok, csatolt borítékok és a hozzájuk csatolt lapok száma), valamint a brosúrák nyomtatott példányai esetén a bennük lévő lapok számával, ha azokat nem vették figyelembe az ügy általános bruttó számozásában. Az eset tanúsító lapját annak összeállítója írja alá.

Blanker.ru

A Kulturális Minisztérium részéről (2015. január 31-i 526. sz. Rendelet) a tanúsító lap kitöltése a papírmunkában szerepel, a dokumentumok iktatásával, számozásával, belső leltár elkészítésével és a borító díszítésével. Formáját a levéltári dokumentumok tárolásának megszervezésére vonatkozó szabályozási követelmények határozzák meg. Az esetről szóló igazolás mintáját a Levéltári Ügyek Szabályzatának 8. számú melléklete tartalmazza.

A Súgó Normál űrlap részletei a következők:

1. A dokumentum típusának neve;
2. A fordító pozíciójának neve;
3. Aláírás;
4. Dekódolás;
5. Az elkészítés időpontja;

Az űrlapba a következő információkat kell beírni: Az ügy összes lapjának száma (szavakkal és számokkal jelezve); Betűszámok; Kimaradt számok; A fizikai állapot és az eset kialakulásának jellemzői; Az űrlap regisztrálásához ajánlott papírméret A4.

Figyelem

Az állandó tárolású iratok borítóján helyet biztosítanak az állami levéltár nevének, amelybe a szervezet iratait elfogadják, az állami levéltár és szervezet kódjainak megjelölését. A szervezet (strukturális egység) nevének az ügy dokumentumai által lefedett időszak alatt történő megváltoztatásakor, vagy az ügy másik szervezethez (más strukturális egységhez) történő áthelyezésekor az ügy borítóján szerepel ennek a szervezetnek vagy az utódszervezetnek az új neve, valamint a szervezet (strukturális egység) korábbi neve. zárójelbe van zárva. Az ügy címlapján az ügy címlapja a szervezet ügyeinek nómenklatúrájából kerül át, a megfelelő levéltári intézmény szakértői felülvizsgálati bizottságával egyeztetve.

Az igazolási lista minden állandó tárolási eset és személyes irat nyilvántartásba vételének kötelező eleme. Az esetről szóló igazolást külön lapra állítják és az ügy végére helyezik. A könyvek (magazinok) archívumba történő benyújtásakor az igazoló feliratot egy üres lap hátoldalára, kártyaindexekkel - külön üres, kártya formátumú lapra állítják ki.

A lapon a tok számozott lapjainak száma számokkal és szavakkal van feltüntetve, külön pedig a "+" (plusz) jelzésen keresztül a belső leltár lapjainak száma (ha vannak). Az igazoló lap az ügyiratok számozásának következő jellemzőit határozza meg: az ügylevelek betűszámainak megléte; a tok hiányzó számú lapjának megléte; beillesztett fényképekkel, dokumentumokkal, újságkivágásokkal ellátott ívszámok rendelkezésre állása; nagy lapok száma; csatolt borítékok száma és a hozzájuk csatolt lapok száma.

Az eseteket tartósan tároljuk

Nem felesleges személyes Mivel a költségvetési szervezetek számára a személyes iratok vezetésének eljárása nincs szabályozva, javasoljuk, hogy a munkáltató fogadjon el egy helyi normatív aktust, amely a személyes iratok vezetésének, nyilvántartásának és tárolásának kérdéseit szabályozza. Tájékoztatásul. Az ügy egy dokumentum vagy dokumentumok összessége, amelyek egy kérdéshez vagy tevékenységi területhez kapcsolódnak, külön borítóba helyezve. Az ügyeket attól az időponttól kezdve tekintik benyújtottnak, amikor az első kivitelezett dokumentumot belefoglalták.

Szigorú szabályokat kell betartani a munkavállalók személyes aktáinak kezelésében, még akkor is, ha ez nem követelmény a munkaadó számára. Fontos megjegyezni, hogy függetlenül attól, hogy mik a megnevezett mappák ("személyes adatok", "dossziék" vagy más módon), azok tartalmazzák a munkavállaló személyes adatait, ezért meg kell felelni a Ch.

Az alkalmazott személyes aktája

Az eset akkor tekinthető megindítottnak, ha bekerült az első végrehajtott dokumentum tárolására szolgáló mappába. Ugyanakkor elkészül a megállapított eset fedezete. Az ügy borítóját az előírt formában készítik el (3. függelék) A benyújtott ügy borítójára a következő információkat helyezik: a szervezet neve; annak a szervezetnek a szervezeti egysége, amelyben megalakult; esetindex esetnómenklatúra szerint; eset címe; a tok eltarthatósági ideje vagy a "Tartsa állandóan" felirat (átkerül az esetek nómenklatúrájából).
Az állandó tárolású iratok borítóján helyet biztosítanak az állami levéltár nevének, amelybe a szervezet iratait elfogadják, az állami levéltár és szervezet kódjainak megjelölését.

3.6. az archívumba vett esetek nyilvántartásának követelményei

A szervezeti, adminisztratív, kreatív és egyéb dokumentációt (jegyzőkönyvek, átiratok, levelek, jelentések stb.) Tartalmazó esetek határidejét, amelyeknél fontos a pontos keltezés, valamint a több kötetből (részből) álló eseteket rendkívüli módon jelölik az ügyiratok kelte, azaz az ügyben szereplő legkorábbi és legújabb dokumentumok nyilvántartásba vételének (elkészítésének) időpontja. Ha az eset a megrendelések, utasítások stb. Nyilvántartása, akkor az ügy dátuma a napló első és utolsó bejegyzésének pontos naptári dátuma lesz. Az ülések jegyzőkönyvét tartalmazó ügyek határideje a jóváhagyás (a jóváhagyott dokumentumok esetében) vagy az ügyet alkotó első és utolsó jegyzőkönyv összeállításának időpontja.
A személyes iratok határideje az a személy, akihez az ügyet benyújtották, befogadásáról és elbocsátásáról szóló végzés aláírásának dátuma.
Beszélünk például olvashatatlan szövegű dokumentumok, ragasztott lapok (ha nagy diagramok stb.), Szakadt lapok, beillesztett fotók esetén, ha boríték van a tokban, és csatolmányokat tartalmaznak stb. Az eset igazoló lapját annak összeállítójának kell aláírnia, míg a pozíciót és az aláírást megfejtik, és a dátumot feltüntetik. Ha szükséges, a levéltári dokumentumok felhasználásának folyamata során a jövőben a szükséges jelöléseket megteszik a tanúsító lapon.
Ha az ügyet tanúi lap nélkül nyújtják be, akkor azt az üreg burkolatának belső oldalán lévő tetejével kell felragasztani. De általában az utolsó dokumentum után helyezik el, és ebben a formában az ügyet varrják. A cikk elején van egy példa egy igazoló lap kitöltésére. Dokumentum formátumban letölthet egy minta eset igazoló lapot is. Az ügy befejezéséhez szükség lehet az esetdokumentumok belső nyilvántartásának mintájára is.

Tanúlap elkészítése

Az ügy igazoló lapja azért készül, hogy az ügyben szereplő lapok számát az előírt formában figyelembe lehessen venni (1. melléklet). Az eset igazoló lapjának jóváhagyása számokkal és szavakkal jelzi az ügy számozott lapjainak számát, a belső leltár lapjainak számát, meghatározza az ügy lapjainak számozását és az ügy iratainak fizikai állapotát, az ügy betűjeleinek hiányát, hiányzó számokat, beillesztett fényképekkel ellátott ívek számát (kivéve a személyes fájlok), a nagy formátumú ívek száma, a mellékelt borítékok és az azokba zárt lapok száma, valamint a brosúrák nyomtatott példányai esetén a bennük lévő lapok számával, ha azokat nem vették figyelembe az ügy általános bruttó számozásában. A belső leltár külön számozott és az ügy elején elhelyezett lapjainak számát a + (plusz) jelzésen keresztül az ügy összesített lapszáma után jelzi az ügy tanúja. Például: "100 (száz) lapot + 5 lapot a belső leltárból iktatnak és számoznak az ügyben."

Az eset összetételében és állapotában bekövetkezett későbbi változásokat (kár, okmányok hiánya, az eredeti példányok másolatokkal történő cseréje stb.) Az esetről szóló igazolásban feltüntetik, hivatkozva a megfelelő cselekményre. A feljegyzéseket a szervezet irodai vagy levéltári szolgálata igazolja a dátummal.

A nyilatkozatot a tok végén helyezik el, és fejléces papírra vagy üres A4-es papírlapra állítják ki. Azoknál a személyi ügyeknél, amelyek nem tartalmaznak csatolt borítékokat, megengedett az A5-ös papírlapra igazoló lap kiadása. A könyvekben a tanúsító feliratot az utolsó üres lap hátoldalán, kártyaindexekben - külön, üres formanyomtatványon jelölik. A nyilatkozatot a fordító írja alá. Az ügy igazoló lapján olvashatóan kell írni az igazoló levelet, amelyen feltüntetik a pozíciót, az aláírás dekódolását, a személyes aláírást és az elkészítés dátumát.

Tilos az ügy tanúi lapját az ügy borítójára vagy az utolsó dokumentum lapjának hátoldalára tenni Abban az esetben, ha az ügyet már benyújtották vagy megkötötték üres vagy üres A4-es lap nélkül, akkor a tok tetejére ragasztják a tok fedelének belső oldalán, vagy az eset végén szegélyezhetik.

Az igazoló lap egy olyan dokumentum, amely tükrözi a számozott és varrott eset jellemzőit, készen áll az iktatásra.

Két alkalmazható forma

1) A dokumentum űrlap az "Alapszabály a szervezetek archívumához" egyik függelékében található. De csak a költségvetésből finanszírozott vállalkozások számára kötelező használni, mivel a fent említett szabályok szabályozzák e szervezetek levéltárának munkáját, és ezért csak a költségvetésből finanszírozott vállalkozásokra kötelezőek.

Jegyzet! A jelen szabályzat az összes többi munkaadó munkafolyamatát is szabályozza, de csak a dokumentumok megőrzése, leírása, könyvelése és felhasználása tekintetében. Ez azt jelenti, hogy a nyilvántartásba vételi eljárást a szervezet adminisztrációja döntheti el.

2) Ezenkívül a tanúsító lap formája bármilyen formában elkészíthető, ugyanakkor meg kell őrizni ennek a dokumentumnak a lényegét, vagyis pontosan tükröznie kell az eset sajátosságait, amelyhez csatolták, és nem egyéb információkat.

Hol használják a tanúlapot?

Az igazolási listát azokban az esetekben használják, amelyek tárolásra kerülnek az archívumba. Ebben az esetben az összes dokumentum két típusra osztható:

• Hosszú ideig vagy tartósan tárolt esetek;
• Azok az esetek, amelyek legfeljebb 10 évig tárolhatók (úgynevezett ideiglenes tárolás).

Az ideiglenes tárolásra szánt eseteket nem lehet számozni vagy varrni, hanem egyszerűen mappákba kell tárolni, amelyekbe iktatják őket. Következésképpen ezekben az esetekben nem lesz sajátosság, és nincs szükség tanúra.

De ez csak a munkaadók joga, nem kötelessége. A gyakorlatban sokan az összes dokumentumot összetűzik, a tárolási időtartamtól függetlenül, különösen a könyvelési és pénzügyi dokumentumok esetében.

A tanúsító lapnak a következő információkat kell tartalmaznia:

1. A dokumentum neve - in ebben az esetben "Tanúsítványlap" és az eset száma, amelyhez csatolták;
2. A varrott tokban a lapok száma, és az alábbiakban magyarázatot adunk, ha a tok betűvel ellátott számokat tartalmaz (1a, 2a stb.), Hiányzó számokat (például az 5. oldal után azonnal ott van a 7. szám);
3. Ezután feltüntetik az eset leltárjában szereplő lapok számát;
4. Ezután jön egy táblázat, amely jelzi az egyik vagy másik oldal jellemzőit (például a 18. oldal száma - fénykép);
5. A tanúsító lapot kitöltő alkalmazott aláírása, beosztása, teljes neve és dátuma.

Hová csatolhatjuk / ragaszthatjuk a tanúlapot?

Általában a tanúi lapot az ügy végén külön lapra teszik. De ha ezt valamilyen oknál fogva nem sikerült megtenni, akkor a tanúsító lapot a felső fedél hátsó oldalára ragaszthatja, és csak annak felső részét (szélét) ragasztják.

Ahol tilos igazoló lapot elhelyezni:

• A varrott tok elülső borítóján;
• A dokumentum tiszta hátoldalán, amely az ügy utolsó.

Kiválasztottuk Önnek a legjobb ajánlatokat az egyéni vállalkozók és LLC-k számára folyószámla nyitására.

Folyószámla megnyitása a Tinkoff Bankban 6 hónap ingyenes új vállalkozóknak és kisvállalkozásoknak (LLC). 1 nap múlva nyitva. Integráció az online könyveléssel (STS, UTII, biztosítási díjak automatikus kiszámítása). 6% a számlaegyenlegből.

Folyószámla nyitása a Tochka bankban Folyószámla ingyenes megnyitása. 3 hónap ingyenes szolgáltatás. Évente 7% a havi egyenlegen.

Folyószámla nyitása a Vostochny Banknál 3 hónap ingyenes. Folyószámlahitel azonnal a nyitás után. Online számla regisztráció.

Folyószámla megnyitása az "Otkritie" bankban Szolgáltatás 0 dörzsölje. havonta. Online regisztráció.

Folyószámla nyitása a VTB Banknál Folyószámla ingyenes megnyitása. Ingyenes szolgáltatás 3 hónapig. Online regisztráció. Átutalások és műveletek készpénzzel 0 rubel.

Hasonló bejegyzések
• Minta a T-10 űrlap kitöltéséről
• Rendelés elhagyása (T-6 és T-6a űrlap)
• Utazási igazolás (T-10 nyomtatvány)

Az ügy terjedelme a tanúlap nyilvántartásba vételével zárul. Hol szerezheti meg űrlapját és hogyan töltheti ki az eset igazoló lapját, mik a betűszámok és az esetállapot milyen jellemzőit kell tükröznie benne, valamint az eset igazoló lapjának mintáját a cikkben. Az űrlapot itt is letöltheti.

Az eset tanúinak lapja: bontsa szét az űrlapot

Az eset bizonyítékának formanyomtatványa a. Hadd emlékeztessem: mindenkire kötelezőek.

Maga a forma egyszerű. Először számokkal és szavakkal írjuk meg, hogy az eset hány lapját iktatják a kötetbe. Ebben az esetben a belső leltár lapjait nem vesszük figyelembe. Ezután tüntesse fel a tok szélső lapjainak számát, például:

1.-től 204.-ig.

Aztán ott vannak a betűk és a hiányzó számok. A betűszámok betűkkel jelölt számok: 10a, 55a stb. Akkor alakulnak ki, ha számozási lapok esetén véletlenül kihagyták az egyiket (minden ember, mindenki téved). Ebben az esetben nem kell semmit sem újra feldolgoznia, hanem egyszerűen vegye be az előző számot, és tegye egy számozás nélküli lapra, de betűvel. Kiderül például: 54, 55, 55a, 56, 57 ... ..

Ugyanez a helyzet a hiányzóakkal is: véletlenül elmulasztotta a számozásról szóló lapot - ez rendben van, csak ne felejtse el ezt a tanúívben feltüntetni.

Ha nincs betűs vagy hiányzó lap, írjon kötőjeleket ezekbe a mezőkbe.

Ezután külön megadjuk a belső leltár lapszámát.

Az alábbi táblázat az eset fizikai állapotának jellemzőit ismerteti. A bal oldali oszlopba azt írjuk, hogy mi a jellemző, a jobb oldalon - mely lapokra. A jellemzők különbözőek: a lap elszakadhat, elöntheti vízzel vagy valami mással, a másolat nagyon halvány vagy éppen fordítva sötét lehet az olvashatóság határán. Ezt kijavítjuk.

Javasoljuk, hogy itt tüntessék fel a szervezetek archívumai működésének alapvető szabályait:

• beillesztett fényképekkel ellátott lapok száma;
• nagy lapok száma;
• borítékok mellékletekkel és a hozzájuk csatolt lapok számával;
• a brosúrák nyomtatott példányainak jelenléte a bennük lévő lapok számával, ha azokat nem vették figyelembe az ügy lapjainak általános számozásában.

Ha szerencsére az esetnek nincsenek sajátosságai, akkor ezt a táblázatot Z betűvel húzzuk ki.

A tanúsítványt az állítja össze, aki összeállította.

Hol és hogyan helyezik el a tanúlapot

Az esetlapot utoljára varrják. Így egy teljesen befejezett ügy kötete így néz ki: címlapos borító, majd -, majd az ügy iratai, igazoló lap, borító.

Ha az Ön előtt történt ügyeket tanúi lapok nélkül fejezték be, akkor nem kell köteteket hímezniük. Ezután a tanúsító lapot beillesztik a lap tetejére, a tok burkolatának belső oldalára.

Módosíthatom a tanúsító lapot?

A 2015. évi szabályok előírják, hogy a fizikai állapotban vagy az ügy összetételében bekövetkezett minden változást fel kell jegyezni a tanúívre. A fizikai állapot nem vet fel kérdéseket, de változhat-e az iktatott ügy összetétele? Igen talán. Szembetűnő példa azokra, amelyekről egy hete beszéltünk. Mivel bármikor jöhetnek értük, a kötetes firmware-ről szóló könyvek nem lyukasztottak. A borítékokat, amelyekbe be vannak ágyazva, átlyukasztják, és 1 boríték megfelel a tok egy lapjának. Ha néhány év múlva egy személy vagy hozzátartozói kérték ezt a könyvet, akkor azt általános módon adjuk ki. Ezt követően ne felejtsen el megfelelő bejegyzést tenni az ügy tanúinak lapjába, különben kiderül, hogy a könyvet közvetlenül az ügyből veszítettük el.

Esettanúk listája az ügyben az előírt formában szereplő lapok számának figyelembevételével állították össze, amelyet a 9. függelék ad meg

Az esetről szóló igazolás kitöltésének szabályai

Személyzetét tekintve pedig annak a naptári évnek a vége után, amelyben bevezették őket, fel kell készülniük az archívumba történő átadásra. Az esetek archiválásának előkészítése két eljárást tartalmaz: regisztrációt és leírást.

A regisztrációt a dokumentumokért felelős személy végzi. A terv tartalmazza az igazoló lap elkészítését.

A tanúsító lapot az ügyben külön lapon (A4, A5 formátumban) állítják ki az utolsó üres lap hátoldalán.

Tilos a tanúsító lapot elhelyezni a tok borítójára vagy az utolsó dokumentum lapjának üres hátoldalára. Ha a tokot üres igazoló lap nélkül varrják vagy kötik össze, akkor a tok tetejére ragasztják a tok burkolatának belső oldalán.

Az igazoló lapon a számozott lapok számát számokkal és szavakkal kell feltüntetni, külön pedig a „+” jelen keresztül a belső leltár lapjainak számát (ha vannak).

Az igazoló lapon megemlítik a lapok számozásának jellemzőit, a dokumentumok fizikai állapotát és az ügy kialakítását:

• a betűk betűszámainak jelenléte;
• hiányzó lapok jelenléte;
• beillesztett fényképekkel ellátott lapok száma;
• nagy lapok száma;
• mellékletekkel ellátott borítékok száma és a hozzájuk csatolt lapok száma;
• sérült lapszámok:
• jelenlét a brosúrák nyomtatott példányai esetén, a bennük lévő lapok számával, ha azokat nem vették figyelembe az ügy általános bruttó számozásában.

A betűk, kihagyott lapok számát figyelembe kell venni a számozott lapok számát összefoglaló adatokban. Például az ügy utolsó lapjának száma 252, de a tok tartalmaz lapokat, amelyeken az 5a és a 30a számok vannak, és hiányzik a 17. szám. Ebben az esetben az összes lap száma 252 + 2-1 \u003d 253 lesz.

A tanúsító lapot annak fordítója írja alá, beosztását, az aláírás visszafejtését, az összeállítás dátumát feltünteti.

Az eset összetételében bekövetkezett minden későbbi változást (kár, eredeti dokumentumok cseréje) félresöpör a tanúsító űrlap a megfelelő jogi aktusra mutató hivatkozással.